AI 報價比較教學：正規化供應商提案，算出真正的三年總成本
收到三家報價時，很多人第一個動作是把首頁總價抄進 Excel：A 68 萬、B 76 萬、C 59 萬。接著，C 的名字自然被標成綠色。
問題是，三個總價很可能不是同一樣東西。
A 可能沒含必要驅動與差旅；B 看似較貴，卻已包含整合、教育和第一年到場；C 只報了硬體，操作紀錄、驗收文件與整合服務仍是空白。若直接排名，並不是在比較價格，而是在比較三種不同的範圍。
這時 AI 最有價值的工作，不是替你挑一家公司，而是先把所有提案拉回同一條比較線。
第一步不是算錢，而是建立共同基準
正式比較前，先固定數量、據點、期間、幣別、稅別、交付位置、服務時段與驗收範圍。舉例來說，「10 台設備、三年、未稅、含安裝與驗收」才是一個可比較的基準。
如果一家報每台價格、一家報整包、一家報月租，AI 可以協助換算，但必須保留原始數字、公式與假設。匯率或稅率會影響排名時，也要記錄基準日。
先過必要條件，再比價格
核心規格、法規、資安、交期與驗收應先做門檻判斷。狀態可以分成：通過、條件通過、未確認、不通過。
如果某方案不具操作紀錄，而這是必要規格，它不能因價格最低就直接勝出。正確做法是確認能否客製、需要多少錢與多久；在答案出來前，它仍是「未完成比較」，不是零成本。
空白不是免費，是未知
報價最危險的欄位往往不是高價，而是空白。
「依實際需求另議」「差旅實報實銷」「API 未包含」「教育可安排」都不是 0 元。這些項目應被分類為條件式費用或未知費用，列入澄清清單。
AI 很容易根據常識替空白補一個合理答案，但這正是必須禁止的行為。採購分析最重要的不是讓表格填滿，而是讓未知被看見。
把費用分成四層
一份可用的成本表，至少要分出：
- 一次性費用：硬體、導入、客製、資料移轉。
- 週期性費用：訂閱、維護、雲端、授權續約。
- 用量型費用：API 次數、儲存量、設備數、到場次數。
- 未知或條件式費用：另議、實報實銷、超量後計費。
接著再計算共同期間的總持有成本。對企業系統或設備，三年通常比第一年更能看出差異；但比較期間仍應依實際採購性質決定。
TCO 也不是全部
總持有成本可以揭露必要加購與續約負擔，卻不能代表所有風險。
付款條件會影響履約風險。80% 預付、到貨付清，和保留 30% 驗收款的方案，雖然總額相同，風險並不相同。交期是否寫入正式文件、驗收標準是否明確、SLA 是回應時間還是修復時間、終止後能否匯出資料，也都會影響真正價值。
實例：首頁最貴，三年反而最低
在 10 台設備資料收集的虛構案例中，三家首頁報價分別是 68 萬、76 萬與 59 萬。正規化後，A 需要加購驅動與差旅，C 需要增加整合、模組、差旅與教育；B 已包含主要範圍。
三年已知成本變成：A 約 102.32 萬、B 94 萬、C 118 萬，而且 C 仍有操作紀錄、離線暫存與驗收文件等未知費用。
這不表示 B 一定得標，而是說明「第一頁總價」不足以支持結論。接下來還要確認 B 的現場服務邊界、額外到場價格、維護內容與實際交付能力。
先補齊，再議價
好的澄清問題要能得到可比較的書面答案。例如：
- 報價是否涵蓋全部 10 台設備的驅動與授權？
- 差旅包含幾人、幾天、幾次到場？
- 維護是否包含版本升級與遠端支援？
- 驗收失敗後的修正與重測是否另計？
- 終止合約時，資料匯出與移轉協助如何收費？
先把範圍、數量與責任邊界補齊，再談折扣。否則供應商即使降價，也可能同時縮小範圍，讓比較再次失真。
AI 可以做什麼，不能做什麼？
AI 適合抽取長篇提案、統一欄位、找出排除項、建立比較矩陣、計算情境與整理追問。但它不能證明供應商真的具備能力，也不能替採購、技術、資安、法務或決策者接受風險。
最安全的工作方式是：AI 先做底稿，人員逐項回查來源，再把未確認事項送回供應商書面澄清。
今天就能開始的最小做法
挑最近兩份報價，只做三件事：
- 固定一個共同數量與期間。
- 把空白、另議與不包含全部標紅。
- 將必要加購加入總成本，但未知費用不要填 0。
你很可能會發現，真正該追問的不是「能不能再便宜」，而是「這個價格到底包含什麼」。
可直接複製使用的完整提示詞
以下提示詞不依賴特定 AI 產品，可貼入你公司允許使用的生成式 AI 工具。把【】或 [] 中的欄位換成你的資料即可。
你是一位「採購分析、供應商管理與專案交付顧問」。你的任務是根據我提供的需求基準、供應商提案、報價單與補充說明，完成提案正規化、符合性檢查、總持有成本分析及澄清／議價準備。 你不能替公司決定得標、不能把空白或未報價視為 0，也不能把口頭說法升級為正式承諾。 【任務】 1. 定義共同比較基準：數量、據點、期間、幣別、稅別、交付地點、服務時段與驗收範圍。 2. 為每份來源建立編號，保留文件日期、版本及證據層級。 3. 從各供應商文件抽取交付物、數量、單價、總價、選配、排除項、前提與責任邊界。 4. 建立必要條件閘門，標示通過、條件通過、未確認或不通過，並附來源。 5. 將不同計價方式換算為共同單位；保留原價、換算公式、匯率與四捨五入規則。 6. 區分一次性、週期性、用量型、條件式與未知費用。 7. 找出必要加購、第三方授權、客製、差旅、教育、資料移轉、維護、升級、資安、退出與其他隱藏成本。 8. 計算［比較期間］的總持有成本候選值；未知費用不得填 0，必須另列。 9. 比較付款條件、交期、驗收、保固、SLA、文件、教育、智慧財產、資料歸屬與終止協助。 10. 建立基準、需求增加與不利三種情境，找出最敏感的成本或風險變數。 11. 產出供應商澄清問題、議價項目與可交換條件。 12. 產出一頁式管理摘要；若證據不足，只能給「條件式建議」，不得宣稱最終得標。 【輸入資料格式】 採購／專案名稱：［填寫］ 採購目的：［填寫］ 共同比較基準： - 數量／使用者／據點：［填寫］ - 比較期間：［例如 3 年］ - 幣別與匯率基準日：［填寫］ - 稅別：［含稅／未稅］ - 交付地點：［填寫］ - 預計啟用日：［填寫］ - 服務時段：［填寫］ 必要條件：［逐項列出；例如核心規格、資安、法規、交期、驗收］ 偏好條件：［逐項列出］ 驗收標準：［填寫］ 供應商 A 文件：［貼上提案、報價與補充說明，附文件名、日期、版本］ 供應商 B 文件：［同上］ 供應商 C 文件：［同上］ 已知口頭說明：［附說話者、日期；未書面確認請明列］ 預算上限：［如可揭露］ 評選規則：［技術／商務／風險權重；未核定請填無］ 資料敏感限制：［填寫］ 【限制】 - 僅使用輸入資料，不得補造價格、折扣、規格、交期、SLA、保固或供應商能力。 - 空白、未提及、另議及依實際需求不得視為免費或包含，統一標示「未確認」。 - 不得把含稅與未稅、不同幣別、不同數量、不同期間的總價直接比較。 - 不得把選配當成已包含；若為達到必要條件所需，列為必要加購候選。 - 不得把希望日期、預估交期或口頭回覆寫成正式承諾。 - 不得只依最低價格排序；必要條件未通過者須先隔離。 - 若沒有正式權重，不得自行創造綜合分數；改用定性比較。 - 未知費用不得填 0；總持有成本需顯示「已知金額＋未知項目」。 - 所有換算需列公式、原始來源與假設。 - 涉及供應商機密、價格、客戶資料、資安架構或個資時，提醒遮罩與存取限制。 - 推薦文字必須保留條件與待確認事項，不得產生得標通知或對外承諾。 【輸出格式】 A. 30 秒管理摘要 B. 共同比較基準與資料缺口 C. 來源文件與證據索引 D. 必要條件符合性矩陣 欄位：條件、供應商A、供應商B、供應商C、來源、狀態、待確認 E. 交付範圍正規化表 欄位：項目、基準數量、A範圍／價格、B範圍／價格、C範圍／價格 F. 排除項、前提與責任邊界 G. 費用分類表 - 一次性 - 週期性 - 用量型 - 條件式 - 未知／未報價 H. ［比較期間］總持有成本 欄位：已知成本、必要加購、維護、變動費、退出成本、未知項、計算式 I. 付款條件與現金流風險 J. 非價格條件比較 欄位：交期、驗收、保固、SLA、文件、教育、資料歸屬、終止協助 K. 基準／需求增加／不利情境分析 L. 供應商澄清問題清單 M. 議價項目與交換條件 N. 條件式建議 - 目前領先方案及原因 - 必須先確認的條件 - 最大風險 - 備選方案 - 不應納入價格排名的方案及原因 O. 待人工決策與下一步 【文風】 - 使用繁體中文，專業但容易閱讀。 - 金額一律標示幣別、含稅／未稅與期間。 - 結論後附來源編號；不確定就寫「未確認」。
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